1. Verantwortliche Stelle
Digital Airways GmbH, Mailand-Strasse 32, CH-4053 Basel, Schweiz (UID CHE-325.993.118, Handelsregister des Kantons Basel-Stadt, CH-280-4030679-3) betreibt die Software CrewDeck. Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@digital-airways.ch oder telefonisch unter +41 79 126 75 31.
Eine Vertretung in der EU nach Art. 27 DSGVO haben wir nicht bestellt. Wir richten unser Angebot an Unternehmen mit Sitz in der Schweiz.
2. Zwei Rollen und warum das für Sie wichtig ist
CrewDeck bearbeitet zwei Arten von Daten, und wir haben dabei nicht dieselbe Rolle:
- Ihre Kontodaten. Name, E-Mail-Adresse, Firmenangaben, Abrechnung, Nutzungsprotokolle. Hier sind wir Verantwortliche im Sinne von Art. 5 lit. j DSG.
- Die Daten Ihrer Mitarbeitenden. Arbeitszeiten, Absenzen, Löhne, Dokumente, Bewerbungen. Diese Daten gehören Ihnen. Wir bearbeiten sie ausschliesslich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen. Wir sind Auftragsbearbeiter (Art. 9 DSG, Art. 28 DSGVO).
Für die zweite Rolle schliessen wir mit Ihnen einen Auftragsbearbeitungsvertrag. Gegenüber Ihren Mitarbeitenden bleiben Sie die verantwortliche Stelle, auch für die Information dieser Personen darüber, dass ihre Daten in CrewDeck bearbeitet werden.
3. Welche Daten bearbeitet werden
| Kategorie | Inhalt |
|---|---|
| Zugangsdaten | Name, E-Mail, Passwort (nur als Hashwert), optionale Zwei-Faktor-Anmeldung, angemeldete Geräte mit IP-Adresse und Browserkennung |
| Personalstammdaten | Name, Geburtsdatum, Adresse, Zivilstand, Nationalität, Bankverbindung, Notfallkontakte, Funktion, Abteilung, Pensum, Ein- und Austritt |
| Arbeitszeit | Stempelungen, Pausen, Korrekturen mit Begründung, Projektzuordnung, Standort der Erfassung, Gleitzeit- und Feriensaldi |
| Absenzen | Ferien, Krankheit, Unfall, Militär, Mutter- und Vaterschaft; bei Krankheit und Unfall auf Wunsch der Firma ein Arztzeugnis als Datei |
| Lohn und Spesen | Lohnangaben und -verlauf, Lohnbestandteile, Spesenbelege, Lohndokumente als PDF |
| Rekrutierung | Bewerbungsunterlagen, Notizen, Gesprächsprotokolle, Nachrichten an Bewerbende, Talentpool bei ausdrücklicher Einwilligung |
| Beurteilung | Beurteilungsbögen, Selbst- und Vorgesetztenurteil, Ziele, Schulungen |
| Protokolle | Revisionssicheres Änderungsprotokoll (wer hat wann was geändert), technische Serverprotokolle |
Besonders schützenswert sind darunter Gesundheitsdaten (Arztzeugnisse, Absenzgründe). Sie sind nur den Rollen zugänglich, denen Ihre Firma den Zugriff erteilt, und liegen wie alle Daten in der verschlüsselten Datenbank und im verschlüsselten Dateispeicher.
Was wir nicht bearbeiten
Keine biometrischen Daten. CrewDeck erhebt und speichert keine biometrischen Merkmale wie Gesicht oder Fingerabdruck.
Keine Standortverfolgung. Beim Stempeln wird der gewählte Arbeitsort erfasst (etwa «Büro Zürich» oder «Homeoffice»), keine GPS-Koordinaten und keine Bewegung.
Keine Werbe- oder Analysedienste. Wir binden keine Werbenetzwerke, Besucherzähler oder Sitzungsaufzeichnungen ein.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Grundlage |
|---|---|
| Bereitstellung und Betrieb der Software | Vertragserfüllung (Art. 31 Abs. 2 lit. a DSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) |
| Arbeitszeiterfassung und -kontrolle | Gesetzliche Pflicht Ihrer Firma nach Art. 46 ArG und Art. 73 ArGV 1. Wir erfüllen sie in Ihrem Auftrag |
| Lohn- und Buchhaltungsunterlagen | Gesetzliche Aufbewahrungspflicht (Art. 958f OR) |
| Sicherheit: Protokolle, Erkennung missbräuchlicher Anmeldungen | Überwiegendes Interesse an einem sicheren Betrieb |
| Talentpool über die laufende Bewerbung hinaus | Ausdrückliche, jederzeit widerrufbare Einwilligung der bewerbenden Person |
| Abrechnung und Support | Vertragserfüllung |
5. Wo die Daten liegen
Anwendung, Datenbank und Dateiablage laufen auf Microsoft Azure in der Region Switzerland North (Zürich). Der E-Mail-Versand läuft über Azure Communication Services mit dem Datenstandort Schweiz. Sicherungskopien verbleiben in derselben Region.
Die Daten verschiedener Firmen liegen in derselben Datenbank, sind aber auf Datenbankebene getrennt: Jede Abfrage trägt die Kennung Ihrer Organisation, und die Datenbank weist Zugriffe ohne passende Kennung ab (Row-Level-Security). Diese Trennung wird bei jeder Änderung automatisiert getestet.
6. Bekanntgabe an Dritte
Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. Für den Betrieb setzen wir folgende Unterauftragsbearbeiter ein:
| Dienstleister | Zweck | Ort |
|---|---|---|
| Microsoft (Azure) | Betrieb, Datenbank, Dateiablage, Sicherungen | Schweiz (Switzerland North) |
| Microsoft (Azure Communication Services) | Versand von System-E-Mails | Schweiz |
| Microsoft (Azure OpenAI) | Nur die KI-Funktionen (Lebenslauf-Analyse, Belegerkennung, Textentwürfe, Interviewfragen, Arbeitszeugnisse, Schulungsinhalte, Zielvorschläge), siehe Abschnitt 7 | EU (Datenzone Europäische Union) |
Behörden geben wir Daten nur heraus, wenn wir dazu rechtlich verpflichtet sind. Betrifft eine Anfrage Daten Ihrer Mitarbeitenden, informieren wir Sie, soweit uns das erlaubt ist.
7. KI-Funktionen und Verarbeitung in der EU
Die KI-Funktionen von CrewDeck laufen über Azure OpenAI von Microsoft. Die Verarbeitung findet in der EU-Datenzone von Microsoft Azure statt, also in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union. Welches Modell zum Einsatz kommt, bestimmt Ihre Organisation in den Einstellungen; alle wählbaren Modelle laufen in derselben Datenzone. Nur dabei verlassen Daten die Schweiz. Der übrige Betrieb kommt ohne Auslandübermittlung aus.
Was dabei gilt:
- Nur auf Anstoss. Es geht nichts an die KI, solange niemand eine KI-Funktion auslöst. Ohne Nutzung dieser Funktionen findet keine Übermittlung statt.
- Datensparsam. Übermittelt wird nur, was die jeweilige Funktion braucht. Lebensläufe werden vorher um Name, Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und weitere direkte Merkmale bereinigt. Bei anderen Funktionen, etwa einem Arbeitszeugnis oder einem Beleg, kann der Inhalt Namen enthalten, weil die Aufgabe sie braucht.
- Kein Training. Nach den Bedingungen von Microsoft werden Inhalte, die an Azure OpenAI übermittelt werden, nicht zum Training von Modellen verwendet.
- Abschaltbar. Ihre Firma kann die KI-Funktionen unter Einstellungen › KI ausschalten. Dann findet keine Übermittlung statt.
Die Europäische Union steht auf der Liste des Bundesrats mit Staaten, die einen angemessenen Datenschutz gewährleisten (Anhang 1 der Datenschutzverordnung). Die Übermittlung dorthin ist deshalb ohne zusätzliche Garantien zulässig. Die genannte Bereinigung gilt trotzdem.
8. Wie lange wir Daten aufbewahren
| Daten | Dauer |
|---|---|
| Arbeitszeitaufzeichnungen | 5 Jahre (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1) |
| Lohn- und Buchhaltungsunterlagen | 10 Jahre (Art. 958f OR) |
| Personaldossier nach Austritt | Bis zum Ablauf der obigen Fristen, danach Löschung |
| Bewerbungen ohne Anstellung | Löschung nach Abschluss des Verfahrens; mit Einwilligung im Talentpool bis zum Widerruf, längstens 24 Monate |
| Kontodaten nach Vertragsende | Export während 30 Tagen möglich, danach Löschung. Vorbehalten bleiben die obigen gesetzlichen Fristen |
| Technische Serverprotokolle | 90 Tage |
9. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 25 DSG), auf Berichtigung, auf Löschung, auf Datenherausgabe und -übertragung (Art. 28 DSG) sowie auf Widerspruch gegen eine Bearbeitung. Wo wir uns auf eine Einwilligung stützen, können Sie diese jederzeit widerrufen; die bis dahin erfolgte Bearbeitung bleibt rechtmässig.
In der Anwendung finden Sie unter «Persönliche Einstellungen › Datenexport» eine Selbstbedienung: Sie erhalten Ihre Daten sofort als Datei, ohne Anfrage und ohne Wartezeit.
Wichtig: Betrifft Ihr Anliegen Daten, die Ihre Arbeitgeberin in CrewDeck führt, richten Sie es bitte an diese. Wir dürfen als Auftragsbearbeiter darüber nicht selbst entscheiden. Wir leiten solche Anfragen weiter und unterstützen bei der Beantwortung.
Sie können sich zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten beschweren.
10. Datensicherheit
- Übertragung ausschliesslich verschlüsselt (TLS 1.2 oder höher); Datenbank mit eigenem Schlüssel aus dem Azure Key Vault verschlüsselt, Dateien mit der Standardverschlüsselung von Azure
- Passwörter nur als Hashwert, mindestens zwölf Zeichen
- Zwei-Faktor-Anmeldung verfügbar, durch die Firma erzwingbar
- Sitzungen laufen nach 30 Minuten Inaktivität ab; Hinweis per E-Mail bei Anmeldung von einem unbekannten Gerät
- Rollen- und Rechtesystem; Lohndaten nur für ausdrücklich berechtigte Rollen
- Revisionssicheres Änderungsprotokoll über alle Änderungen an Personaldaten
- Trennung der Mandanten auf Datenbankebene, automatisiert getestet
- Hinweis per E-Mail bei Anmeldung von einem unbekannten Gerät und bei Passwortänderung
Kommt es trotzdem zu einer Verletzung der Datensicherheit mit hohem Risiko, melden wir das dem EDÖB und informieren Sie unverzüglich (Art. 24 DSG).
11. Cookies
CrewDeck setzt ausschliesslich technisch notwendige Cookies. Es gibt keine Werbe-, Analyse- oder Fremd-Cookies, deshalb erscheint auch kein Zustimmungsbanner.
| Cookie | Zweck | Dauer |
|---|---|---|
| Sitzungscookie | Hält Sie angemeldet | Bis 30 Minuten ohne Aktivität |
| Sprache | Merkt sich die gewählte Sprache | 1 Jahr |
| Darstellung | Helles oder dunkles Design | 1 Jahr |
| Navigation | Seitenleiste ein- oder ausgeklappt | 1 Jahr |
12. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Bearbeitung ändert. Massgeblich ist die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Über wesentliche Änderungen informieren wir angemeldete Kundinnen und Kunden per E-Mail und über die Neuigkeiten in der Anwendung.
13. Kontakt
Digital Airways GmbH, Mailand-Strasse 32, CH-4053 Basel, info@digital-airways.ch. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und das Impressum ergänzen diese Erklärung.